Menu

Ako môže asistentka podporiť firemnú ekonomiku

Ako môže asistentka podporiť firemnú ekonomiku

Nie je pozitívne počuť od šéfa, že vaša pozícia predstavuje pre firmu „režijný náklad“.

Administratíva sa vo všeobecnosti zaraďuje medzi nákladové položky. Inými slovami – je vnímaná ako mínusový faktor firmy, ktorý sa berie do úvahy pri podnikovom plánovaní a kalkuláciách. Kancelárske práce bývajú často znevažované kolegami z iných (najmä nižších) pozícií výrokmi typu „musíme robiť aj na tých, ktorí nerobia“.

Zamestnanci pracujúci manuálne prinášajú firme zisk tým spôsobom, že vyrobia konkrétny výrobok, ktorý firma predá. Alebo je ich výsledkom služba, napríklad šéf ich pošle do inej firmy niečo namontovať alebo opraviť. Napriek tomu, že manuálne pozície sú pre výrobný podnik najziskovejšie, bývajú horšie platené. Ľuďom sa totiž nechce rozmýšľať. Monotónnu manuálnu prácu dokáže robiť človek aj s nižšou inteligenciou. Preto sú títo ľudia ľahko nahraditeľní. Platy rastú na pozíciách úmerne podľa toho, nakoľko človek musí podávať duševné výkony. Inžinier, ktorý navrhuje robotizované pracoviská, musí vedieť neporovnateľne viac ako pracovník, ktorý testuje káblové zväzky.

Pre vedenie firmy je výhodné investovať čas i peniaze do nájdenia dobrého manažéra a platiť mu dvoj- až trojnásobok toho, čo dostávajú jeho podriadení. Pretože tento manažér poháňa pracovníkov, aby viac vyrábali, viac produkovali. Jeho prínos pre podnik spočíva v tom, že znásobuje činnosť viacerých ľudí. 

Asistentka má opačné postavenie. Jej hlavnou úlohou je sústrediť sa na to, aby bol výkonnejší šéf. Aby neriešil hlúposti. O tie sa má postarať ona. 

Úlohou asistentky je sústrediť sa najmä na to, aby bol šéf výkonnejší.

Musíte svojho nadriadeného odbremeniť. Sadnite si s ním a spýtajte sa na jeho priority, plány, kam by chcel firmu posunúť a čo by chcel vybudovať. Čomu by sa chcel v podnikaní venovať, keby mal viac času. Dozviete sa celkom zaujímavé veci. Možno zistíte, že plánuje nový projekt.

Poznala som jedného podnikateľa, ktorý dlho sníval o showroome. Mal na to aj priestory a presne vedel, aké produkty chce vystavovať, ibaže mu na tieto veci vôbec nezostával čas. Chýbal mu konferenčný stôl so stoličkami, ostatný nábytok, reklamné bannery, stojany na umiestnenie výrobkov atď. Chcel dať vyrobiť aj reklamný polep na okno. Mal jasnú predstavu svojej vízie, ale nemal človeka, ktorý by ju zrealizoval. Sám sa venoval najmä získavaniu nových zákaziek. A práve tu mohla jeho asistentka zažiariť. Vybrať nábytok a iné potrebné veci, po šéfovom schválení ich nakúpiť a pustiť sa do zariaďovania. Dať reklamu na webstránku, pozvánku na sociálne siete a reklamný pútač pred firmu. Aktualizovať údaje v registroch a online katalógoch, kde je firma zapísaná a doplniť na web fotky novozariadených priestorov. Prezentáciou produktov, ktoré by si zákazníci pred kúpou mohli zadarmo vyskúšať, by tržby vzrástli.

Každej asistentke by malo záležať na tom, aby aj ona prinášala do firmy peniaze. Minimálne tým, aby sa zbytočne neplytvalo. Ušetrené finančné prostriedky sa tak budú môcť využiť rozumnejším spôsobom.

Firmy najčastejšie plytvajú v týchto štyroch oblastiach:

Energie. Na tieto veci choďte opatrne. Ak to má na starosti niekto z vašich kolegov, radšej sa do toho nemiešajte. Ak si to predsa len môžete dovoliť, nahliadnite do prichádzajúcich faktúr. Môžete prepočítať, koľko ročne platíte za elektrinu a plyn. Ak viete, koľko čoho ročne spotrebujete, môžete sa šéfa spýtať, či nechce preveriť ceny aj u iných dodávateľov.

Telefóny. V malých firmách si toto šéfovia manažujú najradšej sami. Vo väčších býva určený jeden človek, ktorý má na starosti komunikáciu s maklérom, s ktorým rieši optimalizáciu paušálov a nákup nových zariadení. Ak môžete, z času načas preverte, či vám mobilný operátor fakturuje podľa zmluvy a či skutočne máte tie najvýhodnejšie podmienky v porovnaní s inými poskytovateľmi týchto služieb.

Nájomné. Ak firma sídli v prenajatých priestoroch a ešte k tomu nie veľmi dobre situovaných, a ak máte dosť guráže, môžete si trúfnuť spýtať sa šéfa, či neuvažoval buď o vlastných priestoroch alebo o lacnejšom prenájme. Ak vám povie, že takto je to v poriadku, ale budete na ňom vidieť, že by aj chcel niečo lacnejšie, len sa mu do toho akosi nechce, skúste sa s ním dohodnúť, že by ste urobili prieskum trhu ohľadom priestorov na prenájom.

Kancelárske potreby. Nemíňate ich príliš veľa? Pouvažujte, čo by sa dalo zlepšiť. Obrovskou zmenou je aj vkladanie papierov do zakladačov bez euroobalov. Jeden dierovač vyjde lacnejšie ako desiatky balení euroobalov každý rok.


foto: kancelarskepotreby.cz

V jednej firme ma prekvapilo, že mali staršiu tlačiareň určenú na šmiráky (použité papiere, ktoré jednu stranu mali ešte čistú). Potlačenú alebo popísanú stranu vždy prečiarkli, aby nikoho nemýlila. Takýto papier samozrejme používali iba na tlač interných dokumentov. Asistentka tlačila došlé e-maily pre šéfa na stôl a technickí pracovníci tento papier používali na neoficiálne koncepty ponúk do verejných súťaží, ktoré ešte potrebovali prekonzultovať so šéfom.

Ak budete chcieť svojmu nadriadenému navrhnúť nejakú zmenu, zvažujte múdro, aby vás nevysmial, s akými nápadmi za ním chodíte. Nepoznám situáciu firmy, v ktorej pracujete. Vyššie uvedené návrhy považujte za orientačné. Určite nájdete viacero vlastných možností. Častokrát je najlepšie spýtať sa priamo vedúceho: Kde podľa vás firma stráca najviac finančných prostriedkov? Môžem vám pomôcť túto situáciu nejakým spôsobom napraviť?

Cieľom je, aby šéf videl, že máte záujem. Nielen o svoju výplatu, ale aj o prosperitu firmy.

titulné foto: alphaspirit

1 komentár

  • Miluška
    Miluška nedeľa, 08. september 2019, 13:28 Odkaz na komentáre

    „Sedíš si tu celý deň na riti....niekto musí na túto firmu aj robiť, vieš!“ To sú slová môjho kolegu, ktoré od neho počúvam minimálne raz za týždeň. Ja mu na to vždy odpoviem, “to je pravda, tak sa snaž, nech už môžem konečne požiadať o zvýšenie platu,“ ktoré už tak dlho odkladám. Toto naše kamarátske doberanie sa s kolegom ma napadlo po úvodných vetách tohto článku. Je ale pravda, že oni, teda naši servisní technickí pracovníci, sú tí, ktorí vytvárajú svojou prácou hodnoty. Nesúhlasím však s tým, ako uvádzate „Ľuďom sa nechce rozmýšľať“ v súvislosti s manuálnou prácou. Považujem túto časť článku za nie práve najvhodnejšie napísanú. Pôsobí trochu, akoby autorka znevažovala manuálnu prácu ľudí, ktorých inteligenčne hádže do jedného vreca. Pritom mnoho ľudí, ktorí pracujú fyzicky, alebo ktorých profesia je kombináciou fyzickej a duševnej práce, je veľmi dobre finančne ohodnotená a títo ľudia potrebujú k výkonu svojho povolania vzdelanie, resp. majú VŠ vzdelanie.

    K téme - ušetriť nejaké tie fin. prostriedky firme dokáže asistentka nákupom prakticky čohokoľvek, čo pre firmu zabezpečuje (služba, tovar). Mala by mať snahu vždy dojednať pre firmu tú najvýhodnejšiu ponuku - za najvýhodnejších podmienok a s najlepším pomerom cena/výkon/kvalita. Ako sa spomína aj v článku, je tiež fajn, ak dohliada na to, aby sa vo firme neplytvalo, čo je podľa mňa, problémom takmer každej firmy.

    I_ Odpoveď GK: Miluška, ďakujem za obohatenie témy Vašou skúsenosťou, konštruktívnu kritiku a celkovo hodnotný komentár.

Napíšte komentár