Menu

Čo tá asistentka celé dni robí?!

Čo tá asistentka celé dni robí?!

Mnoho šéfov je deprimovaných a mnoho asistentiek vystresovaných, pretože si navzájom nerozumejú.

Niekedy sa stane, že aj po dvoch kolách pohovorov si šéf vyberie „nesprávnu“ osobu. Ak je vôľa na oboch stranách, dá sa všeličo napraviť. Dôležité je, aby sa šéf s asistentkou spoznali aj po ľudskej stránke a hľadali k sebe cestu. Zvykanie si na spoluprácu s novým človekom vždy vyžaduje čas.

Bežným a často jediným problémom vo vzťahu "šéf - asistentka" býva nedostatočná komunikácia.

Zaneprázdnený riaditeľ dal asistentke úlohu, ale neposkytol jej všetky potrebné informácie. Potom narýchlo odišiel na rokovanie. Ona mala hlavu v smútku a strach zavolať mu, aby jej zadanie objasnil, pretože naposledy ho svojimi otázkami rozčúlila. Šéf sa po návrate opäť nahneval, že urobila niečo iné než chcel, lebo úlohe neporozumela. Mala mu predsa zavolať.

Mnoho šéfov sa denne stretáva s tým, že ich podriadení nevykonávajú dostatok práce. Niektorí o nej dokážu veľa rozprávať, ale výsledky za nimi nie je vidno žiadne. Cholerické osobnosti na vedúcich pozíciách nemajú problém takých zamestnancov vyhodiť. Pokojnejšie povahy, ktoré nechcú riešiť veci príliš razantne, si musia dať pozor, aby sa nedostali do nežiaduceho (jednostranne priaznivého) vzťahu so záhaľčivým pracovníkom. Nič nie je pre ľudí výhodnejšie ako dostávať peniaze zadarmo. Ak pracovník zistí, že nemusí podávať stopercentný výkon, ale výplatu aj tak dostane, veľmi rýchlo to začne zneužívať. Čím dlhšie táto situácia trvá, tým ťažšie je pre šéfa ukončiť ju.  

Či už robíte administratívnu pracovníčku, asistentku alebo office manažérku, nedopustite, aby ste sa dostali do štádia, že vás bude šéf v práci iba ticho trpieť. Je to ponižujúce pre obe strany. Ideálnym stavom je aktívne predchádzanie vzniku pochybností v šéfovej hlave. Nemalo by mu vôbec napadnúť, že nič nerobíte. Ak cítite, že sa dostávate do štádia viaznucej komunikácie, alebo šéfovi niečo na vás vadí (a nepovedal vám čo), snažte sa to napraviť čo najskôr.

Tipy pre asistentku na budovanie vzťahu s nadriadeným:

  • Zaznamenávajte si svoje výkony a pravidelne o nich informujte svojho nadriadeného. Najvhodnejší je pravidelný krátky rozhovor, porada medzi vami a šéfom. Ak ste doteraz nič také nerobili, skúste to navrhnúť. Alternatívou je informovanie nadriadeného formou pravidelných e-mailov, napríklad Piatkové zhrnutie. Stačí v ôsmich až desiatich bodoch uviesť priority, ktorým ste sa počas týždňa venovali. Vymenujte dokončené i rozpracované aktivity, aby mal šéf prehľad o tom, čo ste robili a plánujete robiť.
  • Dávajte najavo ochotu vykonávať prácu navyše, prípadne zostať v práci dlhšie. Ak nadčasy nemáte platené, nepreháňajte to s nimi.
  • Zamyslite sa nad tým, aký robíte dojem. Vždy je možné niečo zlepšiť. Ako vás vidí šéf? „Vykecávať“ s kolegami, pofajčievať pred firmou, hrať sa s telefónom, neustále niečo jesť za pracovným stolom? Nevidí náhodou, že stále niečo hľadáte v kope neuložených papierov a často neviete, kde čo je? Ste dostatočne upravená? Alebo naopak – nie ste až príliš upravená? Nepôsobíte dojmom, že váš vzhľad je to jediné, čo vás zaujíma?

Nepodľahnite omylu, že vás nikto nemôže preverovať, lebo robíte „papiere“. Hoci nemáte predpísané výkonové normy, aj vaša práca sa dá kontrolovať.

Tipy pre šéfa na budovanie vzťahu s asistentkou:

  • Ak vám niečo na vašej asistentke prekáža, nechoďte okolo nej ako okolo horúcej kaše, ale medzi štyrmi očami jej v pokoji povedzte, kde vidíte problém. Zároveň musíte vedieť, čo od nej chcete. Ak jej iba vytknete chyby, ale nepoviete jej, čo od nej očakávate, nebude vedieť, čo má robiť a nikam sa neposuniete.
  • Ak nie ste si istý, čo vaša asistentka celé dni robí a máte pocit, že takmer nič, porozprávajte sa s ňou. Otázkou Viete mi povedať, čo ste včera a dnes robili? ju môžete priviesť do takých rozpakov, že to bude trápne aj vám, alebo na vás vysype zoznam toľkých činností, že to bude trápne iba vám. Darom reči sa samozrejme netreba nechať oklamať. Vyžadujte od nej denné alebo týždenné hlásenia ohľadom jej dokončenej práce. Dajte jej najavo aj záujem o ňu ako o osobu: Ak niečo neviete, treba mi to povedať a nie prácu odkladať do spodného šuflíka a dúfať, že to nebude nikto od vás pýtať. Ja vás nechcem vyhodiť a nemám problém vám časom pridať peniaze. Musím však vidieť aj vašu snahu, lebo zatiaľ jej veľa nevidím. Rád vám zaplatím školenie, ak máte o nejaké záujem. Ak vás to tu nebaví alebo chcete robiť niečo iné, povedzte čo a možno sa bude dať upraviť vaša náplň práce.

Šéf aj asistentka si musia uvedomiť, že každý pracovník, ktorý dlhodobo nerobí to, čo by mal robiť, škodí prosperite firmy. 

foto: Diana Eller

1 komentár

  • Zuzana
    Zuzana streda, 04. september 2019, 06:43 Odkaz na komentáre

    Milá slečna Gabriela, viete mi dať vzor, ako by mal vyzerať ten piatkový mail pre môjho vedúceho? Je s ním ťažká komunikácia. Ale buďte konkrétna. Ďakujem.

    I_ Odpoveď GK: Dobrý deň Zuzana, vzor e-mailu som Vám pripravila v poradni.

Napíšte komentár