Menu

Buďte samostatná a schopná!

Buďte samostatná a schopná!

Pre úspech je veľmi dôležitá schopnosť samostatnej a tvorivej práce. Začínajúce asistentky s týmto mávajú problém. Dokonca aj skúsené asistentky po nástupe do nového zamestnania. 

O aký problém ide? Keď asistentky nevedia, čo majú robiť. Nadriadení musia mať hlavne trpezlivosť a srdce na správnom mieste, aby vedeli svoju novú asistentku nasmerovať a viesť ju s vedomím, že ide o dočasné obdobie zaúčania sa. Osobnosť šéfa či šéfky je veľmi dôležitá. Ak asistentka nemá podporu od osoby, pre ktorú má pracovať, ťažko môže dosahovať dobré a neskôr výborné výsledky. Každá asistentka, ktorá má svoju prácu úprimne rada, si čoskoro po nástupe dokáže svoju pozíciu hrdo zastať. Nezahanbí sa pri uštipačných otázkach kolegov typu Čo vlastne robíš okrem kávy?

Ak sa chcete uplatniť v novom zamestnaní, prvé týždne počítajte s hodinami nadčasov a samoštúdia.

Na pozícii asistentky/sekretárky v súkromných firmách ani zďaleka nejde o typickú úradnícku prácu, ktorú vám niekto vysvetlí a potom ju robíte stále dokola. Asistentky mávajú najpestrejšiu náplň práce vo firme. Ak túžite po tomto zamestnaní, nečakajte, že nájdete stoličku, na ktorej budete sedieť do dôchodku. Asistentky sa totiž dosť nabehajú. V rámci firmy i mimo nej. Z kancelárie šéfa ku kolegom, na úrady, k notárovi, na poštu, prípadne narýchlo zohnať flipchart na poradu v zasadačke alebo kvety pre šéfovu manželku.

Schopnosť pracovať samostatne by ste si mali pestovať od prvého dňa nástupu do zamestnania. Ušetríte tým čas osobe, ktorá vás zaúča, aj sebe. Učte sa pracovať efektívne a bez vyrušovania ostatných. Zo začiatku samostatnosť nadobudnete tak, že si budete zapisovať tie úlohy a postupy, pri ktorých nemáte istotu, že si ich zapamätáte. Samostatnosť prejavíte tým, že sa nebudete chodiť vypytovať, čo máte robiť. Niekedy sa treba spýtať, ale namiesto "čo mám teraz robiť?" zvoľte iné slová, napr. Pán riaditeľ, môžem vám pomôcť s prácou? alebo Keby ste niečo potrebovali, som vám k dispozícii.

Začínajúca asistentka chcela porozumieť všetkému, čo sa vo firme deje. Celá nadšená sa šéfa spýtala, čo je kompresor. Dostala odpoveď: "Poznáte Google?"

Nadriadení vám väčšinou radi porozprávajú o práci, ale nie vždy majú čas na vysvetľovanie zdĺhavejších tém. Čo môžete, naštudujte si samy. Na to ostatné musíte vystihnúť chvíľu, keď šéf či kolegovia majú menej práce a môžu sa vám venovať. 

Orientujte sa na výsledky.

Od asistentiek sa očakáva zlepšovanie firemných procesov. Samozrejme do takej miery, ako je to z ich pozície možné. Sledujte činnosti, ktoré denne v práci robíte. Častým problémom v podnikoch býva opakované zadávanie dát. Najskôr niečo napíše skladník, potom asistentka a tretíkrát účtovník. Údaje sa nepárujú automaticky, ale niekoľko ľudí vo firme spracúva jedno a to isté, hoci by stačilo použiť zdravý rozum. Všímajte si dianie okolo seba a komunikujte. Premýšľajte, čo by ste mohli vo firme robiť efektívnejšie. Treba každú cenovú ponuku tlačiť a zakladať do šanóna? Nestačila by elektronická evidencia? Poznáte všetky možnosti softvéru, v ktorom pracujete? Možno si hovoríte: "Poznám to, čo mi stačí k práci, ostatné funkcie nepotrebujem."

V programe OMEGA donedávna nebolo možné riadiť výrobu. Softvér bol primárne uspôsobený ako účtovný, nie výrobný. Šéf vo firme sa s tým zopár rokov "nevedel zmieriť". Po dlhšom čase opäť poveril svoju asistentku, nech zavolá výrobcovi a preverí, či sa v programe naozaj nedá prepojiť výroba so skladom. Bolo už po pracovnej dobe a nikto nedvíhal. Asistentka začala pátrať na internete a takmer odpadla. Našla podrobné videonávody na tvorbu makrokariet, riadenie malej výroby a montáž kompletov s cenotvorbou práce v OMEGE.
(ak náhodou používate tento softvér, spomínané návody nájdete tu)

Tá asistentka mala už dávno vedieť, aké možnosti softvér ponúka, keďže mala na starosti skladové hospodárstvo. Uvedený príklad nemá byť reklamou, ale skutočným príkladom toho, aby ste nenechali svojho šéfa viackrát dokola vám opakovať zadanie. Ak viete, že potrebuje vyriešiť problém, pracujte na tom (podľa vašich možností), kým nedospejete aspoň k čiastočnému riešeniu. Čítajte zákony, hľadajte informácie, raďte sa s odborníkmi. Sekretárky najčastejšie komunikujú s firemným účtovníkom, bezpečákom a právnikom. Pozor - nevolajte do inštitúcií bez toho, aby váš nadriadený o tom vedel. Sú veci, v ktorých nemôžete konať na vlastnú päsť, aby ste náhodou neuškodili firme. Ak viete o probléme, ale neviete, ako by ste mohli prispieť k jeho riešeniu, spýtajte sa nadriadeného, čo od vás očakáva. Dohodnite sa s ním na krokoch, ktoré uskutočníte a určite si termín, kedy ho budete informovať o výsledkoch.

Pri všetkom, čo robíte, si skúste položiť otázku: čo chcem touto činnosťou dosiahnuť? Ako inak by sa to ešte dalo? Nechajte si poradiť. Aj kolegyňa vo vedľajšej kancelárii môže mať skvelý nápad. Možno vo svojej predošlej práci riešila niečo podobné. Nebojte sa, že niekto bude šikovnejší ako vy. Ak položíte otázku a kolega vám dá geniálnu odpoveď, nebojte sa povedať šéfovi, kto to vymyslel. Ceňte si názory ľudí. Učte sa. Znalosti môžu viesť k lepším rozhodnutiam, lepším pracovným výsledkom a lepšej kariére.

foto: Anna Bizoń / 123rf

Napíšte komentár