Menu

Projektový manažment pre asistentky 1. časť

Projektový manažment pre asistentky 1. časť

Projektový manažment je oblasť, s ktorou sa asistentky nemusia stretnúť niekoľko rokov. V niektorých firmách sa pozícia projektového manažéra vôbec nevyskytuje, v iných pôsobia dokonca viacerí. Čo teda project management zahŕňa a ako súvisí s prácou asistentky?

Projektový manažér manažuje projekty. Firma napríklad vyhrá súťaž vo verejnom obstarávaní alebo dostane objednávku na dielo väčšieho rozsahu. Vedenie firmy zákazku pridelí projektovému manažérovi, ktorý bude zodpovedný za realizáciu diela. Túto činnosť v istom zmysle zastrešuje aj technický či výrobný riaditeľ. Názvy pozícií a príslušná náplň práce môže byť v rôznych firmách odlišná.

Asistentky nemusia riadiť tím ľudí ani niesť zodpovednosť za vývoj nových produktov. Mali by však poznať procesy projektového riadenia a aplikovať ich do vlastnej náplne práce.

Šéf oznámil asistentke, že o tri mesiace sa uskutoční firemná konferencia v meste vzdialenom 150 km. Pozvánky bude treba rozoslať aj zahraničným hosťom. Asistentka má byť zodpovedná za hladký priebeh konferencie a postarať sa o program pre hostí počas hodín mimo prednášok.

Pozrime sa na túto úlohu ako na projekt. Ak sa chceme držať základného procesného modelu*, mali by sme prejsť týmito fázami:

zahájenie – plánovanie – koordinácia - kontrola - uzavretie


    1.
Pri začatí projektu treba zadefinovať predmet projektu, teda čo sa ide robiť. So zahájením mnohých projektov súvisí zakladacia listina, ktorá môže mať rôzne podoby. Určuje sa v nej rozsah právomocí zúčastnených strán. Typickým príkladom môže byť zmluva, protokol o začatí prác, prípadne aj nejaké úradné povolenie, ak je potrebné.

Keďže sa venujeme téme pre asistentky, predmetom projektu v našom príklade je organizovanie konferencie. V bežnej praxi šéfovia nepodpisujú oficiálne listiny so svojimi asistentkami o tom, že majú niečo urobiť. Pri organizácii takejto udalosti je vhodné, ak asistentka sama vytvorí zložku alebo šanón s titulným listom, kde zapíše názov, termín a miesto konania konferencie. Môže uviesť aj partnerov, ktorí konferenciu finančne podporili, mená hlavných rečníkov, ciele konferencie, prípadne iné dôležité informácie.

    2. Ďalším znakom projektu je jeho časové ohraničenie. V mnohých projektoch sú termíny natoľko dôležité, že ich nedodržanie je sankcionované vysokými pokutami. Nevyhnutnou súčasťou je preto časový harmonogram. Môže byť daný externou stranou, napríklad investor stanoví dodávateľovi termín, do ktorého má byť dielo hotové. Ideálne je, ak sa harmonogram prác vzájomne prejednáva, a teda je výsledkom dohody zmluvných strán.

Pri plánovaní projektu treba brať do úvahy:

Náklady – čo je pre realizáciu nevyhnutné a koľko to bude stáť, rozpočet projektu.
Zdroje – dostupné finančné prostriedky, vlastné firemné stroje, zariadenia, materiál, prípadne aj budovy či softvér, ktorý firma vlastní. Najcennejším zdrojom sú ľudské zdroje, teda zamestnanci firmy, ktorí budú projekt realizovať.
Externé strany - zadávateľ projektu, investor, zákazník, subdodávateľ pre nejakú časť projektu, úrady a inštitúcie, banka (ak sa vybavuje financovanie projektu), poisťovňa, právnik, externý dozor nad projektom a podobne.
Riziká – treba sa pripraviť aj na nepríjemné situácie a vedieť zmierniť ich prípadný negatívny dopad na projekt. Procesy riadenia rizík sú špecifickou oblasťou a mali by prebiehať počas celého trvania projektu. Na identifikáciu rizík sa používajú metódy kvalitatívne (brainstorming, poučenie z predošlých chýb, diskusie so špecialistami), i kvantitatívne (výpočty). Príkladom rizika pre projekty realizované vonku môže byť dlhodobé nepriaznivé počasie. K rizikám patria aj problémy s dodávateľmi, preto sa nesmie zanedbať ich výber na základe správne stanovených kritérií.

Čím podrobnejší rozpis prác sa pripraví, tým ľahšie sa bude projekt realizovať. Záverom tejto fázy by malo byť schválenie projektového plánu. 

Asistentka v procese plánovania konferencie musí myslieť na všetky detaily, aby dokázala zabezpečiť nasledovné úlohy: navrhnúť elektronické pozvánky v slovenskom i anglickom jazyku, overiť účasť prednášajúcich odborníkov, rezervovať ubytovanie – po dohode so šéfom vybrať hotel, predbežne zistiť počet ubytovaných hostí (organizátorov i poslucháčov konferencie), preveriť možnosti voľnočasových aktivít v hoteli a jeho okolí (šport, wellness, turistika, večerné zábavy), zistiť veľkosť a technické vybavenie hotelovej konferenčnej miestnosti (či majú mikrofón, flipcharty a podobne), zabezpečiť stoly s vodou a kávou, splniť špeciálne požiadavky hostí (nie každému vyhovuje ubytovanie vo dvojici), zariadiť dopravu pre ľudí z firmy, informovať účastníkov o možnostiach parkovania v okolí hotela. Okrem toho treba pripraviť firemné prospekty, zápisníky, perá, brožúry, bannery. Ak potrebné veci nemá firma k dispozícii, musí sa preveriť ich cena a doba dodania. Možno šéf vyžaduje aj úvodnú prezentáciu firmy v programe PowerPoint, prípadne dotazník (v slovenskom i anglickom jazyku) pre všetkých účastníkov konferencie, ktorého cieľom bude hodnotenie spokojnosti a podávanie návrhov na zlepšenie pre ďalší ročník podujatia. Ak má byť dotazník anonymný, musí byť k dispozícii schránka na vhadzovanie vyplnených tlačív.

Čím viac detailov asistentka zvládne, tým viac zažiari v očiach svojho šéfa i návštevníkov konferencie. A najmä sama seba ušetrí zbytočného stresu priamo na mieste.

Plán práce je vhodné rozdeliť na jednotlivé týždne, dať ho schváliť šéfovi a počas príprav s ním priebežne komunikovať. Nechcite všetko robiť sama, pretože iným ľuďom môže napadnúť niečo, na čo ste vy celkom zabudli. Skúste sa poradiť aj s kolegami, ktorí už konferenciu v minulosti absolvovali.

    3. Prichádza na rad etapa samotnej realizácie projektu - riadenie projektových prác. Základom úspešného zvládnutia projektu je dobre riadená komunikácia, čiže distribúcia informácií medzi zúčastnenými stranami. V fejto fáze sa odohráva výkon projektových úloh, preto projektový manažér musí na vysokej úrovni zvládať koordináciu jednotlivých činností a uplatňovať vhodné manažérske štýly voči členom projektového tímu. Etapa realizácie projektu zahŕňa aj riadenie kvality a subdodávateľov.

Asistentka sa môže pustiť do jednotlivých úloh, ktoré naplánovala. Minimálne raz za dva týždne treba oboznámiť šéfa ohľadom pokračovania príprav konferencie. V prípade komplikácií častejšie.

Keď dospejete do bodu, že sa neviete pohnúť ďalej, choďte sa poradiť so svojím nadriadeným. Komunikujte o nečakaných problémoch. Vždy je lepšie povedať o probléme na začiatku, keď je ešte čas na jeho riešenie. Nečakajte, že sa na to zabudne. Nedokončené úlohy vás len zbytočne vystresujú. Ak zvládnete náročnú úlohu (a verte tomu, že máte na to, aby ste ju zvládli), neuveriteľne vás to posunie vpred.

    4. V tejto fáze sa vykonáva kontrola – rozhodovanie o potrebných zmenách, rôzne hlásenia, návrhy zmien a alternatív, monitorovanie rizík. Kontroluje sa dodržiavanie časového rozvrhu, rozpočtu, splnenie zadaných úloh. Hodnotia sa vyhliadky na dokončenie projektu. Jednou z metód projektovej kontroly je meranie. Merateľnou položkou projektu je napríklad čas, pohonné hmoty, energie, nástroje, materiál, kvalita produktu (zisťuje sa počet závad), veľkosť výstupného produktu (príkladom z administratívy môže byť smernica či návod - meria sa počet a rozsah kapitol, ktoré sú už hotové, prípadne ich kvalita, súvislosti s legislatívou a podobne).

Termín konferencie sa blíži a asistentka kontroluje, čo všetko už zariadila. Najviac jej musí záležať na tom, aby mala čo najskôr jasnú informáciu o počte účastníkov. V bežnej praxi sa aj tesne pred konferenciou niekto odhlási s ospravedlnením, že mu prišlo do toho niečo súrne. Treba s tým počítať. Vždy je lepšie rezervovať viac izieb a dodatočne niektoré zrušiť, ako tri dni pred konferenciou zistiť, že pre niektorých hostí už v hoteli nebude miesto. Môže sa stať, že jeden z prednášateľov odvolá účasť na poslednú chvíľu. Asistentka musí situáciu konzultovať so šéfom, aby vedela, či treba narýchlo zohnať iného odborníka alebo radšej vyplniť vzniknutú časovú medzeru inou aktivitou.

    5. Uzavretie projektu – schválenie výstupu, poučenia z realizácie, tvorba uzatváracej dokumentácie projektu. Vykonáva sa fakturácia, podpisujú sa protokoly o odovzdaní diela, porovnávajú sa skutočné výsledky s plánovanými. Hodnotí sa naplnenie plánu kvality. Zhodnotenie špeciálnych podmienok a rizík, ktoré na projekt reálne pôsobili, sa môže stať súčasťou know-how spoločnosti.

Konferencia sa uskutočnila a asistentka môže vyhodnotiť dotazníky spokojnosti, prípadne rozoslať písomné poďakovanie účastníkom (osobné poďakovanie prebehlo v závere podujatia). Vhodné je spísať interný záznam o priebehu konferencie, prípadne vyhotoviť aj oficiálnu správu, ak sa vyžaduje. Šanón, ktorý na začiatku založila a priebežne dopĺňala, významnou mierou prispeje k organizácii ďalšieho ročníka konferencie.

foto: Vasin Leenanuruksa
*Svozilová A. Projektový management. 3. vyd., Praha: Grada publishing, 2016. 424 s. ISBN 978-80-271-0075-0

Napíšte komentár