Menu

Projektový manažment pre asistentky 2. časť

Projektový manažment pre asistentky 2. časť

Veľmi úspešné asistentky disponujú vysokou mierou samostatnosti a sebadisciplíny. Zároveň dokážu flexibilne reagovať na dianie vo firme a aktívne sa zapájať do realizácie rôznych projektov. Vedia dosiahnuť, aby sa s nimi počítalo v budúcnosti.

Nie je jednoduché pýtať si prácu navyše, keď nevieme, či bude aj navyše zaplatená. Pohľad zo šéfovej strany vyzerá opačne: prečo by mal zvyšovať plat niekomu, kto nerobí nič naviac?

Práve projekt sa dá využiť na zbieranie zásluh.

Ak asistentka spozoruje, že sa v práci niečo deje, napríklad firma získala veľkú zákazku, mala by aj ona priložiť ruku k dielu. Ak ju nikto s úlohami priamo neoslovil, vhodné je prísť za nadriadeným a povedať: Vidím, že na niečom pracujete a chcela by som vám byť nápomocná. Rada prevezmem zodpovednosť za niektoré úlohy.
Ak by ste dostali odpoveď, že šéf vašu pomoc teraz nepotrebuje, vaša reakcia by mala zodpovedať vzťahu, aký s ním máte. Ak viete, že je lepšie nechať to tak a nestarať sa, tak to neriešte. Aspoň ste prejavili ochotu. Ale ak máte skvelý vzťah a ešte k tomu vás poháňajú aj vlastné ambície, iste nájdete dôvod, prečo by ste mali dostať možnosť zapojiť sa.

Akú pomoc očakávajú šéfovia od asistentiek pri realizácii projektu:

1. Postarať sa, aby sa na nič podstatné nezabudlo. Počas všetkých fáz trvania prác môže asistentka šéfovi či kolegom pripomínať dôležité kroky. Musí tomu predchádzať komunikácia, ideálne vo forme pravidelných porád. Ak vedenie firmy asistentke jasne neoznámi, čo treba vybaviť, musí prevziať iniciatívu sama a šikovne zistiť od svojich nadriadených, aké sú priority projektu. Niekedy ani nejde vyslovene o projekt, ale o bežnú záležitosť. Šéf odchádza na veľtrh do zahraničia. Ak svoj pondelkový odchod neoznámi až v piatok poobede, asistentka má čas skontrolovať, či má dostatok vizitiek a pribalí mu aj letáky a brožúry. Ak si šéf zvykne, že jeho asistentka prispieva k tomu, že vždy všetko dobre dopadne, nabudúce s ňou bude už prirodzene počítať ako s významným členom projektového tímu.

2. Informovať šéfa o problémoch a neočakávaných situáciách. Ak sa k asistentke dostane informácia napríklad z ekonomického oddelenia, že kľúčový pracovník projektu zostal PN, treba vhodnou formou upozorniť šéfa. Nesmie pôsobiť ako žalobaba, že kolega si dovolil neprísť do práce. Jej zámerom je informovať nadriadeného s cieľom predísť problémom s dodaním diela. Preto stačí povedať: Neviem, či ste sa už dozvedeli, ale kolega xy je chorý a bude asi týždeň doma. Želáte si, aby som niečo vybavila, alebo je z mojej strany potrebné niečo zorganizovať, prípadne niekoho informovať?

3. Šetriť čas šéfovi alebo kolegom. Je pochopiteľné, že strojného inžiniera nebude šéf posielať do mesta kúpiť fixky na flipchart. Pošle asistentku. Ona je tou najvhodnejšou osobou na vybavovanie záležitostí, pre ktoré sú iní kolegovia príliš kvalifikovaní. Nejde o to, že by nebola kompetentná. Asistentky sú často až príliš kompetentné! Sú veci, ktoré nikto iný neurobí lepšie ako ony. Preverovanie informácií, vybavovanie odborných prekladov, notárskych overení, školení potrebných k realizácii projektu, objednanie fotografa, reklamácia tlačiarne, ktorá sa pokazila projektovému manažérovi...

4. Zhromažďovať potrebné dokumenty. Úlohou asistentky je dohliadať, aby sa dôležité doklady nestrácali po firme. Ak na projekte pracujú viacerí kolegovia, mala by s nimi dohodnúť systém, podľa ktorého budú kompletizovať dokumentáciu. Asistentka prioritne musí postupovať podľa zaužívaných štandardov firmy. Ak zistí medzeru v systéme, napríklad firma nearchivuje projekty v elektronickej forme, môže na spoločnom serveri vytvoriť priečinok PROJEKTY, kam budú všetci zúčastnení ukladať dokumenty týkajúce sa konkrétneho diela. Pozor - o týchto veciach sa treba poradiť s nadriadenými. Nie všetko býva vhodné na zverejnenie pre ostatných kolegov. 

5. Viesť prehľad komunikačných partnerov. Napísať si, kto čo má v projekte na starosti. Či ide o kolegov, či ľudí zvonka. Už pri zahájení diela by sa asistentka mala spýtať šéfa, ktoré osoby sú pre úspech projektu kľúčové. Múdre je overiť si, či s nimi môže komunikovať aj ona a v akom rozsahu. S investorom by malo rokovať vedenie firmy, určite nie asistentka. Ona by však mala poznať aspoň jeho meno. Častou chybou šéfov býva, že neupozornia svoju "pravú ruku" včas na dôležitú návštevu. Potom dochádza k nepríjemným situáciám, keď sa nič netušiaca recepčná spýta riaditeľa banky: Vy ste prišli na ten pohovor?  

6. Cielene distribuovať informácie a zaistiť ich prehľadnosť. Asistentka musí informovať recepčnú o tom, že príde riaditeľ banky a šéf ho prijme vo svojej kancelárii. Teraz vážne. Asistentka prioritne pracuje s informáciami. Často je jej úlohou skompletizovať dokumentáciu a odoslať ju. Neraz dostane za úlohou preveriť niektoré state s právnikom či poistným agentom. Viaže a dáva na podpis zmluvy, ku ktorým musí získať prílohy od viacerých osôb. Harmonogram od projektového manažéra, technickú dokumentáciu od vedúceho výroby, predfaktúru od ekonómky. Orientácia v dokumentoch je pre úspešnú asistentku základ. 

7. Udržiavať neustále aktualizovaný zoznam úloh a termínov. Každú splnenú úlohu vyškrtne (alebo označí ako vybavenú), aby videla, čo ohľadom projektu treba ešte zariadiť. Podstatné je dosledovať úlohy do konca: ak mešká nejaký materiál, treba zistiť od dodávateľa, čo sa deje a kedy bude dodaný (v malých firmách to bežne robia asistentky, vo väčších je na to určená pozícia nákupcu, zásobovača). Asistentka musí mať pri každej úlohe jasno v tom, aký bude ďalší krok. Ak nevie, treba sa spýtať nadriadených. Je náročné niečo robiť a robiť to dobre, keď neviete, čo má byť výsledkom. 

Na projektovom manažmente je skvelé to, že aj keď dostanete úlohu, do ktorej sa vám vôbec nechce, stačí začať. Akonáhle budete mať aspoň niečo, či už získate dôležitú informáciu alebo vybavíte to, z čoho ste mali strach - keď sa ponoríte do úlohy, začne vás aj baviť. O pár dní budete hrdá na to, ako znamenite ste projekt zvládli.

Napíšte komentár