Menu

V práci mierte na cieľ!

V práci mierte na cieľ!

Každú úlohu, ktorú dostanete, si najskôr predstavte ako dokončenú. Ak si neviete v mysli jasne zadefinovať výsledok, niekde nastal problém.

Najčastejšie tieto problémy vznikajú na komunikačnej trase nadriadený-podriadený. Musíte presne vedieť, čo sa od vás požaduje, čo má byť výsledkom. Urobte všetko preto, aby ste to zistili. Potom sa vydajte k tomuto cieľu a nemeňte smer.

Zmyslom každej pracovnej pozície je vytvárať nejaký produkt. Býva ich samozrejme viac, nie iba jeden. Uvediem zopár príkladov. Produktom upratovačky nie je upratovanie, ale čistá podlaha a prázdne smetné koše v kanceláriách. Produktom technológa nie je chodenie okolo výrobnej linky, ale vypracovaný návrh výroby konkrétneho dielu a efektívne nastavenie výrobných procesov. Produktom ekonóma nie je samotné účtovanie, ale načas podané daňové priznanie k DPH za predchádzajúci kalendárny mesiac. Produktom rozpočtára je odoslaná cenová ponuka. Produktom robotníka s lopatou môže byť vykopaná jama.

Čo je produktom asistentky? Hotová káva alebo až špinavé šálky po návšteve? (Raz mi audítorka vrátila kávu so slovami, že jej nechutí, a to sme s kolegyňou špeciálne pre ňu zohrievali mlieko!, čiže aj prázdne špinavé šálky je možné považovať za dobrú vizitku asistentky. Pretože nie každá má to šťastie, že „produkt“ návšteva aj vypije.) To bol samozrejme zjednodušený príklad toho, čo môže byť výsledkom práce asistentky.

Podľa Pavla Timka (Encyklopédia riadenia) je hlavným produktom asistentky šéf, ktorý šéfuje a nemusí neustále hasiť problémy. Asistentka by mala robiť tzv. komunikátora. To je post, ktorý výrazne zvyšuje efektivitu šéfa. Nemala by dovoliť, aby bolo možné len tak komunikovať so šéfom. Keď niekto ide do jeho kancelárie a prináša problém bez návrhu riešenia, nesmie ho k šéfovi pustiť. Komunikátorka má svojho šéfa tlačiť do výkonu, aby sa mu veci nepovaľovali na stole a udržiavať jeho komunikačné línie čisté. 

Asistentky mávajú široký záber. Tie najvýkonnejšie dokonale rozumejú fungovaniu celej firmy. Nebýva prekvapením, ak si vedú prehľadný zoznam hotových a rozpracovaných úloh, z ktorého je nadriadeným kedykoľvek úplne jasné, ktorý zamestnanec na čom práve pracuje.

Počas vlastnej praxe sa mi zopárkrát stalo, že som nevedela, čo mám robiť, ale našťastie som vedela, čo má byť výsledkom. Sedela som za počítačom a dúfala, že si nikto nevšimne, že dve hodiny rozmýšľam o tom, čo mám urobiť. V tejto situácii je dobré zobrať si diár a pero a niečo si zapisovať, vtedy nebudete vyzerať „podozrivo“. Osvedčilo sa mi predstaviť si výsledok, ktorý šéf chce, a potom sa samej seba pýtať: Ako sa k tomuto výsledku dopracujem? Aké informácie potrebujem? Od koho? Treba zavolať na nejaký úrad? Nedovolila som si volať na úrad bez šéfovho povolenia. Šla som za ním a dal mi kontakt na svojho známeho, aby som sa poradila s ním. Potom to už išlo rýchlo.

Mnohokrát stačí o veciach komunikovať. Dávať správne otázky a trvať na tom, aby ste dostali odpovede. Tak spoznáte svoj produkt – cieľ, ku ktorému majú vaše činnosti smerovať a aj ho dosiahnuť.

Sústreďte sa na dokončovanie úloh a vaša produktivita prudko stúpne.

Keď naozaj neviete s úlohou pohnúť, nie je hanba priznať to pred nadriadeným. Povedzte, že vás to mrzí, ale napriek všetkej snahe naozaj neviete, s čím treba začať. Ak dostanete úlohu, ktorá je legislatívne podložená, prečítajte si zákon, poznačte si aj čísla ostatných aktuálnych predpisov týkajúcich sa danej problematiky a choďte za šéfom aspoň s tým. Nech vidí, že ste sa tomu venovali a aspoň trochu si niečo naštudovali. Asertívne ho požiadajte, aby vás v tejto úlohe ďalej nasmeroval. Niekedy ani šéfovia nevedia, čo treba robiť. Nie sú odborníci na všetko. Vtedy aj ocenia, ak vyjdete s pravdou von, že ani vy neviete. Spoločne sa môžete dohodnúť na tom, že vás pošle na školenie alebo jednoducho zavolá svojmu kamarátovi podnikateľovi a spýta sa ho, ako túto záležitosť riešil on.

Nikdy nedopustite, aby ste so šéfom uviazli na mŕtvom komunikačnom bode. Neprestaňte sa spolu rozprávať. Musíte mať viac ako strohý vzťah založený na dobrý deň a dovidenia. Potom pre vás nebude problém priznať sa aj s nezdarmi a on k vám bude zhovievavejší, keď vás bude poznať aj ako človeka, nie iba ako zamestnanca.

foto: alphaspirit

Napíšte komentár